Procédure et formalités d'embauche d'un salariéDirection de l'information légale et administrativeRessources humaines, Étapes de vieLors de l'embauche d'un salarié, quelles que soient la nature et la durée du contrat, l'employeur doit respecter différentes formalités obligatoires dont la déclaration préalable à l'embauche (DPAE). Des formalités spécifiques supplémentaires sont prévues pour le recrutement de certaines catégories de salariés.Direction de l'information légale et administrativeDirection de l'information légale et administrative (Première ministre)modified 2023-05-01Fiche pratiquetext/xmlF23107https://www.legifrance.gouv.fr/codes/section_lc/LEGITEXT000006072050/LEGISCTA000006178156, https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006903799, https://www.legifrance.gouv.fr/codes/id/LEGISCTA000006195587, https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000029236631, https://www.legifrance.gouv.fr/codes/section_lc/LEGITEXT000006072050/LEGISCTA000018482813, https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000039809055, https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000024214323, https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000024214318, https://www.legifrance.gouv.fr/codes/section_lc/LEGITEXT000006072050/LEGISCTA000018482837, https://www.legifrance.gouv.fr/codes/section_lc/LEGITEXT000006072050/LEGISCTA000018483004, https://www.legifrance.gouv.fr/codes/id/LEGIARTI000006904833/, https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006417334, https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006900857, https://www.legifrance.gouv.fr/codes/id/LEGIARTI000033769085/, https://www.legifrance.gouv.fr/codes/id/LEGIARTI000033024930, https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000029237358FrisPartOf N31903France entièrehttps://www.service-public.fr/a-propos/mentions-legalesFiche pratiqueProfessionnelswww.service-public.frTout professionnelAccueil professionnelsÉtapes de vieJe gèreProcédure et formalités d'embauche d'un salariéÉtapes de vieJe gèreRémunération et protection sociale du dirigeantRevenus du micro-entrepreneur ou de l'entrepreneur individuelRevenus du dirigeant d'une sociétéTout savoir sur la protection sociale de l'entrepreneur individuelDécisions des associésPrise de décision dans une société par actions simplifiée (SAS)Prise de décision dans une société à responsabilité limitée (SARL)Prise de décision dans une société anonyme (SA)Prise de décision dans une société civile immobilière (SCI)Changements dans l'entrepriseTransformer une entreprise individuelle en société : les questions à se poserTransformer l'entreprise individuelle par apport en sociétéModifications d'une entreprise individuelleModifier les statuts de la sociétéAugmenter le capital social de la sociétéRéduire le capital social de la sociétéChanger le nom de la sociétéChanger le siège social d'une sociétéChanger le dirigeant de la sociétéChanger la forme juridique de la sociétéChanger l'objet social de la sociétéProlonger la durée de la société FiscalitéTout ce qu'il faut savoir sur la fiscalité d'un micro-entrepreneurTout ce qu'il faut savoir sur la fiscalité d'un entrepreneur individuelTout ce qu'il faut savoir sur la fiscalité d'une SASTout ce qu'il faut savoir sur la fiscalité d'une SATout ce qu'il faut savoir sur la fiscalité d'une SARLTout ce qu'il faut savoir sur la fiscalité d'une EURLTout ce qu'il faut savoir sur la fiscalité d'une SASUCotisationsTout ce qu'il faut savoir sur les cotisations sociales d'un micro-entrepreneurTout ce qu'il faut savoir sur les cotisations sociales d'une entreprise individuelleTout ce qu'il faut savoir sur les cotisations sociales d'une SASTout ce qu'il faut savoir sur les cotisations sociales d'une SASUTout ce qu'il faut savoir sur les cotisations sociales d'une SATout ce qu'il faut savoir sur les cotisations sociales d'une EURLTout ce qu'il faut savoir sur les cotisations sociales d'une SARLGestion des salariésProcédure et formalités d'embauche d'un salariéDéclarer les salariésBaisse d'activitéPrêt de main-d'œuvre entre entreprisesActivité partielleRèglement des conflitsMédiationArbitrageAutres modesGestion des salariésLors de l'embauche d'un salarié, quelles que soient la nature et la durée du contrat, l'employeur doit respecter différentes formalités obligatoires dont la déclaration préalable à l'embauche (DPAE). Des formalités spécifiques supplémentaires sont prévues pour le recrutement de certaines catégories de salariés.Recherche du futur salariéLe contenu d'une offre d'emploi doit respecter certaines règles. Elle doit être rédigée en français (sauf exceptions) et être datée. L'annonce ne doit pas mentionner de critères discriminatoires sous peine de poursuites.Les motifs de discrimination relatifs à l'offre d'emploi s'appliquent également lors des entretiens.Pôle emploi propose des outils d'aides au recrutement :Rédaction d'une offre d'emploiPublication d'une offre d'emploi en lignePréparation et conduite des entretiens d'embaucheL'employeur n'a pas l'obligation d'informer Pôle emploi des offres de recrutement. Il peut utiliser d'autres sources, par exemple : annonces dans la presse, réseaux sociaux professionnels, supports en ligne, cabinets de recrutement, agences de travail temporaire, salons ou forums.Déclaration du salariéLors de l'embauche d'un salarié, l'employeur doit le déclarer. Cette déclaration est réalisée au moyen de la déclaration préalable à l'embauche (DPAE).La DPAEest déjà intégrée lorsque l'employeur utilise l'un des dispositifs suivants :Titre emploi service entreprise (TESE)Chèque emploi associatif (CEA)Titre emploi simplifié agricole (TESA)Salarié du régime généralDéclaration préalable à l'embauche (DPAE)A quoi sert la DPAELa DPAE permet à l'employeur d'accomplir les déclarations et demandes suivantes :Immatriculation de l'employeur au régime général de la sécurité sociale lors d'une 1re embaucheImmatriculation du salarié à la CPAMAffiliation de l'employeur au régime d'assurance chômageDemande d'adhésion à un service de santé au travailDemande de visite d'information et de prévention ou demande d'examen médical d'aptitude à l'embaucheRenseignements obligatoiresLa DPAE doit comprendre les mentions suivantes :Dénomination sociale de l'entreprise (ou nom et prénoms de l'employeur) et adresse de l'établissementCode APE de l'entrepriseNuméro de Siret de l'établissement (ou le numéro de liasse délivré par le centre de formalités des entreprises, si l'immatriculation est en cours)Adresse de l'établissementCoordonnées du service de santé au travail dont l'employeur dépendNom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale du salarié (s'il est déjà immatriculé)Date et heure d'embauche prévisiblesNature, durée du contrat et de la période d'essai pour les CDI et les CDD supérieurs à 6 moisTransmissionElle doit être transmise à l'Urssaf avant l'embauche et au plus tôt 8 jours avant.La déclaration par voie électronique est obligatoire pour les entreprises qui ont adressé plus de 50 déclarations d'embauche au cours de l'année civile précédente.Déclaration préalable à l'embauche (DPAE) en ligneUrssafPour les autres entreprises, la déclaration en ligne est à privilégier, mais les employeurs peuvent remplir une déclaration papier. Elle est envoyée par télécopie ou par courrier RAR.Elle doit être transmise à l'Urssaf dont dépend l'établissement où travaille le salarié avant l'embauche et au plus tôt 8 jours avant.L'Urssaf n'adresse plus d'accusé de réception aux employeurs qui transmettent leur DPAE par voie postale ou par télécopie.Déclaration préalable à l'embauche (DPAE)Ministère chargé du travailÀ noterl'employeur n'a pas à effectuer de DPAE lors de la signature d'une convention de stage.TESELe TESE est un dispositif Urssaf destiné à simplifier certaines formalités devant être effectué par l'employeur.Titre emploi service entreprise (Tese)UrssafGuide pratique sur le TeseCEALe CEA est un dispositif Urssaf destiné à simplifier certaines formalités devant être effectué par l'employeur du milieu associatif.Chèque emploi associatif (CEA) - espace employeurUrssaf Caisse nationale (ex-Acoss)Salarié du secteur agricoleDéclaration préalable à l'embauche (DPAE - MSA)A quoi sert la DPAELa DPAE- MSApermet à l'employeur d'accomplir les déclarations et demandes suivantes :Immatriculation du salarié à la caisse de MSAAffiliation de l'employeur au régime d'assurance chômageDemande d'adhésion à un service de santé au travailDemande de visite d'information et de prévention ou demande d'examen médical d'aptitude à l'embaucheDéclaration destinée à l'affiliation des salariés agricoles aux institutions de retraite complémentaireDemande des exonérations de cotisations patronales pour l'emploi d'un travailleur occasionnelRenseignements obligatoiresLa DPAE doit comprendre les mentions suivantes :Dénomination sociale de l'entreprise (ou nom et prénoms de l'employeur) et adresse de l'établissementCode APE de l'entrepriseNuméro de Siret de l'établissement (ou le numéro de liasse délivré par le centre de formalités des entreprises, si l'immatriculation est en cours)Adresse de l'établissementCoordonnées du service de santé au travail dont l'employeur dépendNom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale du salarié (s'il est déjà immatriculé)Date et heure d'embauche prévisiblesNature, durée du contrat et de la période d'essai pour les CDI et les CDD supérieurs à 6 moisTransmissionElle doit être transmise à l'Urssaf avant l'embauche et au plus tôt 8 jours avant.La déclaration par voie électronique est obligatoire pour les entreprises qui ont adressé plus de 50 déclarations d'embauche au cours de l'année civile précédente.Déclaration préalable à l'embauche en ligne pour les salariés agricoles (DPAE-MSA)UrssafPour les autres entreprises, la déclaration en ligne est à privilégier, mais les employeurs peuvent remplir une déclaration papier. Elle peut être envoyée par télécopie ou par courrier RAR.Elle doit être transmise à la caisse MSA dont dépend l'établissement où travaille le salarié avant l'embauche et au plus tôt 8 jours avant.La MSA n'adresse plus d'accusé de réception aux employeurs qui transmettent leur DPAE par voie postale ou par télécopie.Déclaration préalable à l'embauche (DPAE) pour un salarié agricoleCaisse centrale de la mutualité sociale agricole (MSA)Notice - DPAE d'un salarié agricoleTESALe TESA est un dispositif de la MSA destiné à simplifier certaines formalités devant être effectué par l'employeur.TESACaisse centrale de la mutualité sociale agricole (MSA)Les employeurs qui emploient occasionnellement un ou plusieurs intermittents du spectacle les déclarent au guichet unique du spectacle occasionnel (GUSO)À savoirl'employeur doit établir la DPAE même si le salarié n'est pas encore immatriculé. Il doit demander ensuite au salarié d'effectuer les démarches auprès de la CPAM (ou la MSA pour un salarié agricole) de son lieu de résidence pour obtenir son numéro de sécurité sociale (ou NIR).Autre déclaration préalableEn plus de la DPAE, l'employeur effectue une déclaration préalable des personnes recrutées, par lettre recommandée, adressée à l'inspection du travail :Lors d'une nouvelle embauche dans un établissement qui a cessé d'employer du personnel pendant 6 mois au moinsLors de la déclaration de modification de l'entreprise (changement d'exploitant, d'industrie ou de commerce, ou transfert géographique)Le récépissé de la lettre recommandée doit être présenté par l'employeur sur demande de l'inspection du travail à la 1re visite de celle-ci.Document à remettre au salariéUne copie de la DPAE ou de l'accusé de réception doit être remise au salarié. Cette obligation est considérée comme remplie si le salarié dispose d'un contrat de travail écrit, mentionnant l'organisme destinataire de la déclaration.Sanctions en cas de non déclarationSi l'employeur n'effectue pas de DPAE, il s'expose à :La régularisation par l'Urssaf des cotisations de Sécurité sociale non payées du fait de l'absence de déclaration (sanction civile)Une pénalité de 1 230 € par salarié concerné (sanction administrative)Des sanctions pénales, car l'absence intentionnelle de DPAE constitue un délit de travail dissimulé par dissimulation d'emploi salariéEn cas de dissimulation d'emploi salarié, l'employeur peut être condamné par le tribunal correctionnel. Dans ce cas, la peine cumulative est de :45 000 € d'amende et 3 ans d'emprisonnement pour une personne physique,225 000 € d'amende et un placement sous surveillance judiciaire pour une personne morale.Informations ou documents complémentaires à transmettre au salariéL'employeur remet au salarié un contrat de travail écrit en fonction de la nature du contrat.Il informe le salarié :Du statut collectif en vigueur dans l'entreprise : convention et/ou accords collectifs applicablesDes dispositifs collectifs d'épargne salariale dans l'entreprise et lui remet un livret d'épargne salarialeDe la mutuelle d'entreprise obligatoire pour tous les salariés. Il remet au salarié une notice complète sur les garanties ouvertes lorsqu'un régime de prévoyance est en place dans l'entreprise.Du bénéfice tous les 2 ans d'un entretien professionnel.Il donne une information particulière sur les risques professionnels et leur prévention.Embauche d'un salarié étrangerL'employeur qui souhaite embaucher un étranger doit, en plus des obligations exigées pour toute embauche, vérifier qu'il a le droit de travailler en France.Registre unique du personnelLe salarié nouvellement embauché doit être inscrit sur le registre unique du personnel.La tenue de ce registre est obligatoire dès le 1er salarié embauché (ou dès l'arrivée d'un stagiaire).Affiliation auprès des institutions de retraite complémentaire obligatoireL'employeur a l'obligation d'affilier ses salariés aux institutions des retraites complémentaires de l'Agirc-Arrco.Cette affiliation s'effectue par la transmission unique et dématérialisée de la déclaration sociale nominative (DSN) à l'ensemble des organismes qui gèrent la protection sociale des salariés.Examens médicauxL'employeur doit organiser une visite d'information et de prévention ou un examen médical d'aptitude à l'embauche.Sanctions en l'absence d'examens médicauxL'employeur qui ne respecte pas ses obligations médicales encourt :une amende de 1 500 €,une peine de prison de 4 mois et une amende de 3 750 € en cas de récidive.Pôle emploi pour les employeurs - 3995Pôle emploiNuméro unique pour les entreprises, les artisans, les commerçants et les employeurs qui souhaitent recruter, déposer une offre d'emploi et obtenir des informations sur le recrutement et les aides à l'embauchePar téléphone 39 95Le lundi et jeudi de 7h35 à 13h10 et 13h30 à 16h50, le mardi et mercredi de 7h35 à 13h15, le vendredi de 7h35 à 11h25Numéro gris ou banalisé : coût d'un appel vers un fixe et service gratuit, depuis un téléphone fixe ou mobileDepuis l'étranger (entreprises frontalières par exemple), composer le +33 1 77 86 39 95UrssafUrssaf Caisse nationale (ex-Acoss)Direction départementale en charge de l'emploi, du travail et des solidarités (DDETS ou DDETS-PP, ex-Direccte)Ministère chargé du travailCode du travail : articles L5331-1 à L5331-6Diffusion et publicité des offres et demandes d'emploi - InterdictionsCode du travail : article L5332-1Conditions de publication et de diffusion des offres d'emploi. Offre d'emploi datéeCode du travail : articles L1221-10 à L1221-12-1Déclaration préalable à l'embaucheCode du travail : article L8223-2Droit des salariés concernant la déclaration préalable à l'embaucheCode du travail : articles R1221-1 et R1221-2Conditions de la déclaration préalable à l'embaucheCode du travail : article R1221-3Organismes destinataires de la déclaration préalable à l'embaucheCode du travail : article R1221-4Délai de transmission de la déclaration préalable à l'embaucheCode du travail : article R1221-5Transmission déclaration préalable à l'embaucheCode du travail : article R1221-9Documents à remettre au salariéCode du travail : article R1227-1Dispositions pénales non-respect des formalités liées au contrat de travailCode du travail : articles L8224-1 à L8224-6Dispositions pénales travail dissimuléCode pénal : article 131-38Peines applicables aux personnes moralesCode du travail : article L1221-17Autres formalités à l'embauche et à l'emploiCode du travail : articles R4624-10 à R4624-15Visite d'information et de prévention (Vip)Code du travail : article L4745-1Infractions aux règles relatives à la médecine du travailCode du travail : article R4745-1Infractions aux règles relatives à la médecine du travailSimulateur du coût d'embaucheUrssafPublication d'une offre d'emploi en lignePôle emploiDéclaration préalable à l'embauche (DPAE) en ligneUrssafDéclaration préalable à l'embauche en ligne pour les salariés agricoles (DPAE-MSA)UrssafCréer votre compte Urssaf en ligneUrssaf Caisse nationale (ex-Acoss)Calculer les cotisations sociales pour l'embauche d'un salarié et sa rémunération à prévoirUrssafDéclaration préalable à l'embauche (DPAE)Ministère chargé du travailDéclaration préalable à l'embauche (DPAE) pour un salarié agricoleCaisse centrale de la mutualité sociale agricole (MSA)Notice - DPAE d'un salarié agricoleDéclaration préalable à l'embauche (DPAE) pour un salarié agricole en contrat à durée déterminée (CDD) à temps pleinCaisse centrale de la mutualité sociale agricole (MSA)Notice - DPAE d'un CDD agricole à temps completSimulateur du coût d'embauche d'un salarié en contrat d'apprentissage ou de professionnalisationMinistère chargé du travailBase de données des aides de l'État et des collectivités territorialesMinistère chargé de l'économieJe recrute : comment éviter les erreurs ?Oups.gouv.frGuide d'aide à la rédaction des offres d'emploiPôle emploiOutil d'aide à l'entretien d'embauchePôle emploiPrestation de conseil en ressources humaines pour les TPE-PMEMinistère chargé du travailMSA : offre de services pour faciliter les démarches et les déclarations des employeurs du secteur agricoleCaisse centrale de la mutualité sociale agricole (MSA)Personne moraleGroupement de personnes physiques réunies pour accomplir quelque chose en commun (entreprises, sociétés civiles, associations, État, collectivités territoriales, etc.). Ce groupe peut aussi réunir des personnes physiques et des personnes morales. Il peut aussi n'être constitué que d'un seul membre (entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée - EURL - par exemple).DPAEDéclaration préalable à l'embaucheCPAMCaisse primaire d'assurance maladieAPEActivité principale exercéeUrssafUnion de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d'allocations familialesRARRecommandé avec avis de réceptionTESETitre emploi service entrepriseCEAChèque emploi associatifMSAMutualité sociale agricoleTESATitre emploi simplifié agricoleNIRNuméro d'Inscription au RépertoireAgirc-ArrcoAssociation générale des institutions de retraite des cadres - Association pour le régime de retraite complémentaire des salariésQuels sont les seuils d'effectifs pour les déclarations sociales ?Médecine au travail : qu'est-ce que la visite d'information et de prévention (Vip) ?