Quels sont les délais de conservation des documents d'une association ?Direction de l'information légale et administrativeFormalités administratives d'une association, AssociationsLa durée de conservation des documents destinés à prouver l'existence d'un droit ou d'une obligation est variable selon la nature des documents.Direction de l'information légale et administrativeDirection de l'information légale et administrative (Première ministre)modified 2023-02-21Question-réponsetext/xmlF32081https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006219327/, https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000041471233/, https://www.legifrance.gouv.fr/codes/id/LEGISCTA000006191974/, https://www.legifrance.gouv.fr/codes/section_lc/LEGITEXT000006070721/LEGISCTA000019016471, https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000033713008/, https://www.legifrance.gouv.fr/codes/id/LEGISCTA000006178028/, https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000031392972/, https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000033515983/, https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000020398142/FrisPartOf N21962France entièrehttps://www.service-public.fr/a-propos/mentions-legalesQuestion-réponseAssociationsParticulierswww.service-public.frAccueil associationsFormalités administratives d'une associationÉvolutions et dissolution d'une associationQuels sont les délais de conservation des documents d'une association ?Formalités administratives d'une associationÉvolutions et dissolution d'une associationModification des statutsChangement dans l'administrationÉvolution des ressourcesDissolutionUne association doit conserver certains documents pour prouver l'existence d'un droit ou d'une obligation. Les délais de conservation varient en fonction de la nature des documents. La liste ci-dessous est donnée à titre non exhaustif : en effet, selon la situation, d'autres documents peuvent être à conserver.Existence de l'associationLes documents concernant la création de l'association sont les suivants :Déclaration de l'association (copie du dossier déposé en préfecture)Récépissé de la déclarationCopie de la demande d'insertion au registre des associations et fondations d'entreprise (JOAFE)Extrait du JOAFE dans lequel a été publiée la déclaration (témoin de parution)Statuts modifiés par ordre chronologiqueRèglements intérieurs modifiés par ordre chronologiqueIls doivent être conservés pendant toute la durée d'existence de l'association.Toutefois, il est conseillé de les garder de manière illimitée.Documents concernant les membres de l'associationLes informations concernant les membres (nom, prénoms, adresse,...) ne peuvent pas être conservées après leur démission ou leur radiation.Toutefois, elles peuvent être conservées suite à un accord exprès de leur part (c'est-à-dire en manifestant leur volonté de façon apparente, soit par écrit, soit devant des témoins,...).Fonctionnement de l'association Les documents concernant le fonctionnement de l'association sont les suivants :Convocations de l'assemblée généraleFeuilles d'émargement, pouvoirsProcès-verbaux d'assembléeBilan d'activitésRapports du commissaire aux comptesIls sont à conserver au minimum 5 ans.Documents financiers Les documents financiers sont les suivants :Comptes annuelsLivres comptablesPièces justificativesIls doivent être conservés au minimum 10 ans .Documents fiscauxLes documents permettant de justifier ce que l'association doit ou non aux services fiscaux sont à conserver au minimum 6 ans.Il en est de même des doubles des reçus des dons remis aux donateurs pour réduction d'impôt.Documents concernant les personnels de l'association Durée de conservation en fonction du type de documentType de documentDurée de conservationBulletin de paie (double papier ou sous forme électronique)5 ansRegistre unique du personnel5 ans à partir du départ du salariéDocument concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite...5 ansDocument portant sur les charges sociales et la taxe sur les salaires3 ansComptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation1 anDéclaration d'accident du travail auprès de la CPAM5 ansDocuments concernant les locaux de l'associationDurée de conservation en fonction du type de documentType de documentDurée de conservationTitres de propriété et actes de ventesDurée d'existence de l'association. Il est conseillé de les conserver de manière illimitée.Contrats de bail, état des lieux, quittances de loyerDurée du contrat + 5 ansContrat d'assuranceDurée du contrat + 2 ansFactures de gaz et d'électricité2 ansFactures d'eau4 ans si la distribution est assurée par une personne publique (commune par exemple)2 ans si elle est assurée par une entreprise privéeFactures de de téléphonie (fixe et mobile) et internet1 anConservation des archives La loi n'oblige pas les associations à verser leurs archives aux archives municipales ou départementales.Les associations peuvent proposer aux archives municipales ou départementales les documents dont elles jugent qu'ils présentent un intérêt historique.Les archives municipales collectent et conservent les documents produits ou reçus par les services et établissements municipaux et les documents d'origine privée concernant la ville concernée.Les archives départementales collectent et conservent les documents produits par les services publics situés dans le département et les documents privés intéressant l'histoire locale.MairiemairieArchives départementalesarchives_departementalesMinistère chargé de la culture et de la communicationEn résuméDurée de conservation en fonction du type de documentType de documentDurée de conservationDocuments portant sur la création de l'associationIllimitéeDocuments portant sur le fonctionnement de l'associationAu moins 5 ansDocuments financiersAu moins 10 ansDocuments fiscauxAu moins 6 ansDocuments portant sur les personnes de l'associationVariable (entre 1 et 5 ans)Documents portant sur les locaux de l'associationVariable (entre 1 an et illimité)Création d'une associationFormalités administratives d'une associationÉvolutions et dissolution d'une associationFormalités administratives d'une associationPoint ressource à la vie associativeMinistère chargé de la vie associativeCode de commerce : article L123-22Délai de conservation des documents financiersLivre des procédures fiscales : article L102BDélai de conservation des documents fiscauxLivre des procédures fiscales : articles L169 à L169ADélai de conservation des documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salairesCode civil : article 2224Délai de conservation des document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite...Code de la sécurité sociale : article L244-3Délai de conservation des documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salairesCode du travail : articles L3243-1 à L3243-5Article L3243-4 : délai de conservation des bulletins de paieCode du travail : article R1221-26Délai de conservation des mentions portées sur le registre unique du personnelCode du travail : article D3171-16Délai de conservation des informations relatives aux horaires de travail et aux astreintesCode du travail : article D4711-3Délai de conservation des déclarations d'accident du travailCPAMCaisse primaire d'assurance maladie